Konferans Salonu Yapımında İlk Adım: Planlama

Bir konferans salonu kurmak kolay iş değil. Herkes sahne koyar, koltuk dizer ama gerçek anlamda konforlu ve işlevsel bir salon inşa etmek bambaşka bir iştir. Biz bu işi yıllardır yapıyoruz. Belediyeden özel üniversiteye, kültür merkezinden şirket toplantı salonlarına kadar birçok projede görev aldık. İlk kuralımız şu: konferans salonu yapımı bir koltuk ve sahneden ibaret değildir. Bu bir sistem işidir.

İşe önce yerinde keşif ile başlarız. Salonun genişliği, tavan yüksekliği, eğim durumu, giriş-çıkış kapıları, ışık alma durumu hepsi kayıt altına alınır. Burası düz zemin mi? Yoksa eğimli bir oturma sistemi mi kurulacak? Kaç kişi oturacak? Salon sadece konferanslar için mi kullanılacak yoksa tiyatro, seminer, film gösterimi gibi çok amaçlı mı olacak? Bu soruların cevabı bize, nasıl bir sistem kuracağımızı belirler. Çünkü eğer planlamayı baştan doğru yapmazsak, sonradan eklenen her şey eksik ya da sorunlu olur.

Akustik, Aydınlatma ve Havalandırma Çözümleri

Salonu yaparken sadece göze hitap etmekle olmaz. Konuşma net duyulmuyorsa, izleyici salonun yarısını anlamıyorsa, o salon başarısızdır. İşte bu yüzden konferans salonu yapımı sürecinde akustik en kritik aşamalardan biridir. Salonun duvar kaplamasından tavan yüksekliğine kadar her şey sesi etkiler. Bu yüzden genellikle ses yutucu paneller, özel kumaş kaplamalar, akustik tavan sistemleri öneririz. Bunlar hem yankıyı engeller hem de konuşmaların net anlaşılmasını sağlar.

Aydınlatma da bir başka kritik konudur. Sahne üzerindeki ışık ayrı, izleyici alanı ayrı hesaplanır. LED projektörlerden spot lambalara kadar her bir detay, hem enerji verimliliği hem de gözü yormayacak şekilde planlanmalıdır. Havalandırma ise çoğu kişinin gözünden kaçar ama bizce başarının kilit noktasıdır. Salonun havası ağırsa, ne konuşma dinlenir ne etkinlik tamamlanır. Tavan tipi klima mı tercih edilecek, yoksa merkezi sistem mi kurulacak? Bunların hepsi önceden planlanmalıdır.

Oturma Düzeni ve Konferans Koltuğu Seçimi

Salonda en çok zaman geçirilen yer neresi? Tabii ki koltuklar. Bu yüzden koltuk seçimi bizim için işin kalbidir. Salon düz zemin mi, yükseltilmiş basamaklı mı? Sıralar arası geçiş mesafesi ne kadar olacak? Engelli oturma alanı unutuldu mu? Tüm bunlar, konferans salonu yapımı sürecinde oturma düzeniyle birlikte çözülür.

Koltuğu sadece rengine bakarak seçmeyiz. Sünger kalınlığı, kumaş cinsi, iskelet yapısı, kolçak malzemesi hepsi belirlenir. Gerekirse salona özel numaralandırmalı, yazı tablalı, katlanabilir modeller üretiriz. Sabit montajlı koltuklarla salonun genel duruşunu bozmadan simetrik bir yerleşim planı oluştururuz. Çünkü iyi bir koltuk sadece oturtmaz, aynı zamanda misafiri yormaz, uzun oturumlarda rahat ettirir.

Sahne Tasarımı ve Teknik Altyapı

Sahne olmadan konferans salonu olmaz. Ama sadece yüksek bir platform yapıp üstüne kürsü koymakla sahne kurulmuş sayılmaz. Biz sahne tasarımını yaparken önce etkinlik türünü sorarız. Konuşmacı mı çıkacak? Tiyatro oyunu mu sergilenecek? Canlı müzik mi yapılacak? Çünkü her etkinlik tipinin sahneden beklentisi farklıdır. İşte bu yüzden konferans salonu yapımı sürecinde sahne, tıpkı salon kadar önemlidir.

Eğer sadece konuşmalar olacaksa 30-40 cm yüksekliğinde platform yeterlidir. Ama arkaya perde, projeksiyon ekranı veya LED ekran monte edilecekse sahne yüksekliği buna göre artırılır. Teknik altyapı kısmı da burada devreye girer. Sahne altında ses sistemi mi kurulacak? Elektrik hattı nereden çekilecek? Mikrofon kabloları nasıl gizlenecek? Bunların tamamı projeye başlamadan belirlenmeli. Sahne ışıkları, kontrol odası, ses masası gibi unsurlar, salonu etkinliklere hazır hale getiren en temel detaylardır.

Konferans Salonu Yapımı Maliyetleri

Bu işe girmek isteyen herkesin ilk sorduğu sorudur: “Ne kadar tutar?” Bu sorunun net cevabını ölçü almadan ya da detayları bilmeden vermek doğru olmaz. Ama şunu net söyleyebilirim: Konferans salonu yapımı bütçesi, tercih ettiğiniz kaliteye ve özelliklere göre değişir. Bazı salonlar sadece 50 kişilik olur, bazıları 500 kişilik. Biri düz zemine kuruludur, diğeri amfi tipi eğimli yapılır. Her bir detay fiyatı doğrudan etkiler.

Koltuk modeli, kumaş kalitesi, sahne donanımı, ses sistemi, havalandırma altyapısı, aydınlatma tipi... Bunların her biri ayrı kalemdir. Biz müşterimize her zaman şeffaf fiyat sunarız. Projeyi bölerek gösteririz: Koltuklar bu kadar, sahne şu kadar, teknik sistem bu kadar... Böylece kimse neye ne ödediğini karıştırmaz. Eğer bütçe darsa, çözüm yolları üretiriz. Ama asla kaliteden ödün verip “ucuz olsun yeter” anlayışına girmeyiz. Çünkü bugün az harcayayım diyen, yarın iki katını öder. Bunu sahada çok gördük.

Proje Teslim Süreci ve Uygulama Detayları

Salon kurmak öyle bir günde bitecek iş değil. Ama süreci iyi planlarsak kısa sürede tamamlanabilir. Biz önce bir takvim belirleriz. Hangi gün ölçü alınacak, hangi gün montaj başlayacak, ne zaman test yapılacak, ne zaman teslim edilecek... Hepsini müşterimize yazılı olarak sunarız. Çünkü bizde söz ağızdan değil, imzayla çıkar. Konferans salonu yapımı sürecinde en önemli şey, disiplinli çalışmadır.

Sahada çalışan ekiplerimiz deneyimlidir. Herkes ne yapacağını bilir. Zemin uygulamasını yapan başka, koltuk montajını yapan başka, ses sistemini kuran başka teknisyenlerdir. Bu işte “hepsini bir kişi halleder” anlayışı olmaz. Uzman ekip çalışması gerekir. Biz iş bitti demeden salonu bırakmayız. Bütün testler yapılır, her koltuk kontrol edilir, her ses kablosu denenir. En son temizlik yapılır, salon kullanıma hazır şekilde teslim edilir. İmza da o zaman atılır.