الخطوة الأولى في إنشاء قاعة المؤتمرات: التخطيط

إن إنشاء قاعة مؤتمرات ليس بالأمر السهل. يمكن لأي شخص أن يضع منصة وبعض الكراسي، لكن بناء قاعة مريحة وعملية حقًا هو أمر مختلف تمامًا. نحن نعمل في هذا المجال منذ سنوات. من البلديات إلى الجامعات الخاصة، ومن المراكز الثقافية إلى قاعات الاجتماعات في الشركات، قمنا بتنفيذ العديد من المشاريع. قاعدتنا الأولى هي: إنشاء قاعة المؤتمرات ليس مجرد تركيب مقاعد ومنصة، بل هو نظام متكامل.

نبدأ دائمًا بزيارة ميدانية. نقوم بتسجيل عرض القاعة، وارتفاع السقف، ومدى الانحدار، ومواقع الأبواب، ومستوى الإضاءة الطبيعية. هل الأرضية مسطحة أم نحتاج إلى نظام مقاعد متدرج؟ كم عدد الأشخاص الذين سيجلسون؟ هل ستُستخدم القاعة فقط للمؤتمرات، أم للعروض المسرحية، والندوات، وعروض الأفلام؟ إجابات هذه الأسئلة تحدد لنا كيف نصمم النظام المناسب. إذا لم يتم التخطيط بشكل صحيح من البداية، فإن كل إضافة لاحقة تصبح مشكلة.

حلول الصوتيات والإضاءة والتهوية

لا يكفي أن تكون القاعة جميلة بصريًا فقط. إذا لم يُسمع الكلام بوضوح، أو إذا لم يتمكن الحضور من متابعة نصف الحدث، فذلك فشل للقاعة. ولهذا السبب تُعتبر الصوتيات من أهم مراحل إنشاء قاعة المؤتمرات. كل شيء، من تغطية الجدران إلى ارتفاع السقف، يؤثر على الصوت. لذلك نوصي غالبًا باستخدام الألواح العازلة للصوت، والأقمشة الخاصة، والأسقف الصوتية. هذه الحلول تمنع الصدى وتضمن وضوح الكلام.

الإضاءة أيضًا من النقاط الحساسة. يتم حساب إضاءة المسرح بشكل منفصل عن منطقة الجمهور. من أجهزة العرض LED إلى الأضواء المركزة، يجب التخطيط لكل تفصيل من حيث كفاءة الطاقة وراحة العين. أما التهوية فهي عنصر غالبًا ما يُغفل عنه، لكنها في الحقيقة من مفاتيح النجاح. إذا كان هواء القاعة ثقيلًا، فلن يتمكن أحد من التركيز أو إكمال الفعالية. هل سيتم استخدام تكييف سقفي أم نظام مركزي؟ يجب تحديد كل ذلك مسبقًا.

نظام الجلوس واختيار مقاعد المؤتمرات

أين يقضي الضيوف معظم وقتهم؟ على المقاعد بالتأكيد. لهذا السبب اختيار المقاعد المناسبة هو جوهر عملنا. هل الأرضية مستوية أم متدرجة؟ ما هي المسافة بين الصفوف؟ هل تم تخصيص أماكن لذوي الاحتياجات الخاصة؟ كل هذه الأمور تُحدد أثناء تخطيط الجلوس في إنشاء قاعة المؤتمرات.

نحن لا نختار الكرسي بناءً على لونه فقط. بل نفحص كثافة الإسفنج، ونوع القماش، وهيكل الإطار، ومواد مسند الذراع. إذا لزم الأمر، نُنتج نماذج خاصة مزودة بأرقام، وطاولات كتابة، أو أنظمة قابلة للطي. من خلال التثبيت الثابت، نُنشئ تخطيطًا متناسقًا دون التأثير على شكل القاعة العام. الكرسي الجيد لا يجلس فقط، بل يُريح الضيف أيضًا خلال الفعاليات الطويلة.

تصميم المنصة والبنية التحتية التقنية

لا توجد قاعة مؤتمرات بدون منصة. لكن مجرد بناء منصة ووضع منبر لا يعني أن المسرح قد اكتمل. نسأل دائمًا عن نوع الفعاليات التي ستُقام: خطب، عروض مسرحية، أم موسيقى حية؟ لأن لكل نوع فعالية متطلبات مختلفة. ولهذا السبب، فإن تصميم المنصة لا يقل أهمية عن تصميم القاعة في مشروع إنشاء قاعة المؤتمرات.

إذا كانت القاعة فقط للخطب، فإن منصة بارتفاع 30–40 سم قد تكون كافية. لكن إذا كان سيتم تركيب شاشة عرض أو شاشة LED، فيجب زيادة ارتفاع المسرح. وهنا تأتي البنية التحتية التقنية. هل سيتم تركيب نظام صوتي تحت المسرح؟ من أين ستمر الأسلاك الكهربائية؟ كيف سيتم إخفاء كابلات الميكروفون؟ يجب تحديد كل هذه الأمور قبل بدء التنفيذ. أنظمة الإضاءة، وغرفة التحكم، وطاولة الصوت من العناصر الأساسية التي تجعل القاعة جاهزة للاستعمال المهني.

تكاليف إنشاء قاعة المؤتمرات

أول سؤال يطرحه الجميع هو: "كم التكلفة؟" لا توجد إجابة واحدة دون قياسات وتفاصيل التصميم. ولكن الحقيقة هي أن تكاليف إنشاء قاعة المؤتمرات تختلف كثيرًا حسب الجودة والميزات المختارة. بعض القاعات تسع لـ50 شخصًا، والبعض الآخر لـ500. بعضها على أرضية مسطحة، وبعضها متدرج. كل تفصيل يؤثر مباشرة على التكلفة.

نموذج الكرسي، جودة القماش، إعداد المسرح، نظام الصوت، التهوية، ونوع الإضاءة — كل هذه عناصر مستقلة في التكاليف. نحن نُقدم لعملائنا عروض أسعار شفافة دائمًا. نقوم بتقسيم المشروع: الكراسي بهذا السعر، المسرح بذلك، النظام الفني بسعر آخر... وهكذا يعرف العميل ما الذي يدفع ثمنه بالضبط. إذا كانت الميزانية محدودة، نقترح حلولًا مناسبة — لكننا لا نساوم على الجودة أبدًا. من يريد التوفير اليوم قد يدفع الضعف غدًا. لقد رأينا ذلك كثيرًا على أرض الواقع.

عملية تسليم المشروع وتفاصيل التطبيق

لا يمكن إعداد قاعة في يوم واحد. ولكن مع خطة جيدة، يمكن الانتهاء من المشروع في وقت قصير. نضع جدولًا زمنيًا من البداية: متى سيتم القياس، متى سيبدأ التثبيت، متى سيتم الاختبار، ومتى يتم التسليم. نُبلغ العميل بكل شيء كتابيًا. لأن لدينا مبدأ: "الكلمة ليست فقط باللسان، بل بالتوقيع." في مشاريع إنشاء قاعات المؤتمرات، الانضباط هو كل شيء.

فِرق العمل لدينا خبيرة. كل شخص يعرف مهمته. الفني الذي يقوم بتركيب الأرضية مختلف عن الذي يركب الكراسي، ومهندس الصوت مختلف عن الباقين. هذا العمل لا يتم بشخص واحد — بل يحتاج إلى فريق متخصص. لا نغادر الموقع حتى نتأكد من أن كل شيء يعمل. يتم اختبار كل الأجهزة، وفحص كل كرسي، وتجربة كل كابل. وأخيرًا، نقوم بتنظيف القاعة وتسليمها جاهزة للاستعمال. التوقيع النهائي يتم عندما يكون كل شيء جاهزًا.